ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในสถานศึกษา

ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานตรวจสอบภายในสถานศึกษา
ข้อสังเกตจากการปฏิบัติงานด้านการเงิน บัญชี และวิธีปฏิบัติที่ถูกต้อง
1. เงินคงเหลือที่มีอยู่จริงไม่ตรงกับรายงานเงินคงเหลือประจำวัน สาเหตุ
1.1 มีการบันทึกสัญญายืมเงินตามโครงการอาหารกลางวัน บันทึกเป็นเงินสดคงเหลือในมือ กรณีนี้ระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544 ให้ตัดจ่ายการยืมเงินตามสัญญายืมเงินในทะเบียนคุมเงินโครงการอาหารกลางวัน
1.2 เมื่อมีการถอนเงินธนาคารเพื่อจ่ายให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน แต่ไม่ได้จ่ายภายในวันที่ถอนเงิน ทำให้มีเงินสดคงเหลือในมือ และไม่ได้บันทึกในทะเบียนคุมเงิน
กรณีนี้เงินสดที่ถอนมาเพื่อจ่ายแต่ไม่ได้จ่าย ให้บันทึกในทะเบียนคุมเงินเป็นเงินสดคงเหลือ และแสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน
1.3 สมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่เปิดในนามโรงเรียน ไม่ได้แสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวัน ทุกบัญชี
กรณีนี้ต้องแสดงในรายงานเงินคงเหลือประจำวันให้ครบถ้วนทุกรายการ
1.4 ดอกผลจากสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารประเภทออมทรัพย์ ไม่ได้นำมาบันทึก
กรณีนี้ต้องนำมาบันทึกในทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง โดยปรับสมุดเงินฝากธนาคารตามงวดของธนาคาร คือสิ้นเดือนมิถุนายนและสิ้นเดือนธันวาคม
1.5 มีการถอนเงินธนาคารโดยไม่คำนึงเศษสตางค์
* กรณีนี้การเขียนถอนเงินจากธนาคารให้เขียนทั้งจำนวนรวมทั้งเศษสตางค์*
2. ไม่จัดทำบันทึกการรับเงินเพื่อเก็บรักษา
กรณีสถานศึกษาไม่มีตู้นิรภัยในการเก็บรักษาเงิน ทุกครั้งที่มีเงินสดคงเหลือในมือ ให้เจ้าหน้าที่การเงินจัดทำแบบ “บันทึกการรับเงินเพื่อเก็บรักษา” พร้อมส่งมอบตัวเงินให้กับผู้บริหารทุกวันที่มีเงินสดคงเหลือในมือ
และผู้บริหารจะส่งมอบตัวเงินแก่เจ้าหน้าที่การเงินในวันทำการถัดไปเมื่อมีการเบิกจ่าย กรณีไม่มีความจำเป็นต่อการใช้จ่ายควรนำเงินฝากธนาคาร ให้ถือปฏิบัติตามระบบการควบคุมการเงินของหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544
3. ยอดเงินคงเหลือตามรายงานเงินคงเหลือประจำวันไม่ตรงกับทะเบียนคุมเงิน
กรณีที่เจ้าหน้าที่การเงินและเจ้าหน้าที่บัญชีเป็นคนละคนกันหรือเป็นคนเดียวกัน ไม่ได้สอบทานระหว่างกัน หรือไม่ได้สอบทานกับสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร ควรมีการสอบทานตัวเงินคงเหลือที่มีอยู่จริงกับทะเบียนคุมเงินที่เกี่ยวข้อง อย่างน้อยเดือนละครั้ง
4. ดอกผลจากบัญชีเงินอุดหนุนทั่วไป ไม่ได้นำส่งรายได้แผ่นดินตามระยะเวลากำหนด
กรณีนี้ดอกผลจากบัญชีเงินอุดหนุนทั่วไป ให้นำส่งทั้งจำนวนรวมทั้งเศษสตางค์ ถือเป็นรายได้แผ่นดินต้องนำส่งคลัง ตามหนังสือกระทรวงการคลัง ด่วนที่สุด ที่กค 0409.6/ว126 ลงวันที่ 7 กันยายน 2548 ซึ่งการนำส่งเงินรายได้แผ่นดินตามระเบียบฯ หากไม่เกินหนึ่งหมื่นบาทให้ส่งอย่างน้อยเดือนละครั้ง
5. หลักฐานการจัดซื้อจัดจ้าง ไม่ได้บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินก่อนการจ่ายเงิน
กรณีนี้ เจ้าหน้าที่การเงินไม่ได้บันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินจากผู้มีอำนาจอนุมัติก่อนการจ่ายเงินเมื่อ
เจ้าหน้าที่พัสดุดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างและเสนอผู้มีอำนาจทราบและอนุมัติทุกขั้นตอนแล้ว ดังนั้น เจ้าหน้าที่การเงินต้อง
จัดทำบันทึกขออนุมัติเบิกจ่ายเงินก่อนการจ่ายเงินทุกครั้ง
6. หลักฐานการจ่ายที่เป็นใบเสร็จรับเงิน ไม่ได้ประทับตรา “จ่ายเงินแล้ว”
กรณีนี้ เมื่อเจ้าหน้าที่การเงินจ่ายเงินให้เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน ได้รับหลักฐานการจ่ายเป็น
ใบเสร็จรับเงิน ให้ผู้จ่ายเงินลงลายมือชื่อรับรองการจ่ายพร้อมทั้งมีชื่อด้วยตัวบรรจงกำกับไว้ในหลักฐานการจ่ายเงินให้แก่
เจ้าหนี้หรือผู้มีสิทธิรับเงิน และบันทึกวันที่ที่จ่ายเงิน เพื่อประโยชน์ต่อการตรวจสอบ ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและ
นำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ.2520 ข้อ 23
7. การอ้างอิงเลขที่เอกสารหลักฐานการจ่ายในทะเบียนคุมเงิน ไม่ถูกต้อง
กรณีนี้ หลักฐานการจ่ายเมื่อมีการอนุมัติและจ่ายเงินเรียบร้อยแล้ว ก่อนการลงบัญชีในทะเบียนคุมเงิน ให้กำหนดเลขที่ของเอกสารหลักฐานการจ่าย เช่น หากเป็นใบเสร็จรับเงินที่รับจากร้านค้า กำหนดรหัสเป็นบจ....../......
หากเป็นใบสำคัญรับเงินของส่วนราชการกรณีผู้รับเงินที่ไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินได้ เช่น หลักฐานการจ่ายค่าตอบแทน หลักฐานการจ่ายเงินทุน กำหนดรหัสเป็น บค....../......แล้วจัดลำดับเลขที่ตามวันที่จ่ายจนสิ้นปีงบประมาณตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย นำเลขที่ของหลักฐานการจ่ายดังกล่าวบันทึกในช่องที่เอกสารของทะเบียนคุมเงินแต่ละประเภท เช่น บจ.1/2551, บค.2/2551
8. การจัดเก็บหลักฐานขอเบิกที่จ่ายเงินแล้ว ไม่ได้แยกตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย
กรณีนี้ เมื่อหลักฐานขอเบิกมีหลักฐานการจ่ายและกำกับเลขที่เอกสารการจ่ายตามข้อ 7. แล้ว
เมื่อเจ้าหน้าที่บัญชีบันทึกบัญชีในทะเบียนคุมเงินเรียบร้อยแล้ว ให้จัดเก็บเข้าแฟ้มตามประเภทของเงินที่ใช้จ่าย ประกอบด้วยบันทึกขออนุมัติเบิกจากผู้มีอำนาจอนุมัติและหลักฐานประกอบการเบิกจ่ายทั้งหมด ให้เรียงลำดับตามเลขที่หลักฐานการจ่าย เพื่อประโยชน์ต่อการสืบค้นภายหลัง เช่น เงินอุดหนุนรายหัว 1 แฟ้ม, เงินรายได้สถานศึกษา 1 แฟ้ม, เงินโครงการอาหารกลางวัน 1 แฟ้ม
9. ขาดการแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ตรวจสอบรับจ่ายเงินประจำวันและไม่มีร่องรอยการปฏิบัติงาน
ตามระเบียบการเก็บรักษาเงินและการนำเงินส่งคลังในหน้าที่ของอำเภอและกิ่งอำเภอ พ.ศ. 2520 ข้อ 20 และ 37 ให้ส่วนราชการจัดให้มีการตรวจสอบจำนวนเงินที่เจ้าหน้าที่จัดเก็บและนำส่งกับหลักฐานและรายการที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสดหรือบัญชีเงินฝากธนาคารว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่ หากการตรวจสอบตามวรรคแรกปรากฎว่าถูกต้องแล้ว ก็ให้ผู้ตรวจแสดงยอดรวมเงินรับทั้งสิ้นตามใบเสร็จรับเงินทุกฉบับที่ได้รับในวันนั้นไว้ในสำเนา
ใบเสร็จรับเงินฉบับสุดท้ายและลายมือชื่อกำกับไว้ด้วย และเมื่อสิ้นเวลารับจ่ายเงินให้ส่วนราชการจัดให้มีผู้ตรวจสอบรายการจ่ายเงินที่บันทึกไว้ในบัญชีเงินสด หรือบัญชีเงินฝากธนาคารกับหลักฐานการจ่ายในวันนั้น หากปรากฎว่าถูกต้องแล้ว
ให้ผู้ตรวจสอบลงลายมือชื่อกำกับยอดเงินคงเหลือในบัญชีนั้น ๆ
กรณีนี้ ควรให้มีร่องรอยการปฏิบัติงาน เช่น มีการรับเงินตามใบเสร็จแล้วมีการนำมาบันทึกบัญชีถูกต้องหรือไม่ โดยแสดงร่องรอยด้วยการลงลายมือชื่อในใบเสร็จรับเงินฉบับที่ตรวจสอบและลงลายมือชื่อในทะเบียนคุมเงิน หรือตรวจสอบจำนวนเงินตามหลักฐานการจ่ายกับทะเบียนคุมเงินว่าถูกต้องหรือไม่ โดยแสดงร่อยรอยด้วยการลงลายมือชื่อในทะเบียนคุมเงิน หรืออาจมีการตรวจนับตัวเงินสด ,บัญชีเงินฝากธนาคาร,เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก,สัญญายืมเงินและ
ใบสำคัญรองจ่าย (กรณีหน่วยงานย่อย พ.ศ.2515) หรือตรวจนับตัวเงินสด ,บัญชีเงินฝากธนาคาร,เงินฝากส่วนราชการผู้เบิก (กรณีหน่วยงานย่อย พ.ศ.2544) ว่าตรงกับรายงานเงินคงเหลือประจำวันหรือไม่ โดยแสดงร่อยรอยด้วยการลงลายมือชื่อในเอกสารที่ตรวจสอบ
10. ขาดการรายงานฐานะทางการเงินต่อคณะกรรมการสถานศึกษาเป็นลายลักษณ์อักษร
กรณีนี้ควรมีการรายงานฐานะทางการเงินต่อคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน และบันทึกรายงานไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อยภาคเรียนละครั้ง
สำหรับรายงานการรับ-จ่ายเงินรายได้สถานศึกษา ทุกสิ้นปีการศึกษาเสนอคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน ตามประกาศ สพฐ.ว่าด้วยหลักเกณฑ์ อัตรา และวิธีการนำเงินรายได้สถานศึกษา ไปจ่ายเป็นค่าใช้จ่ายในการจัดการศึกษาของสถานศึกษาขั้นพื้นฐานที่เป็นนิติบุคคลในสังกัดเขตพื้นที่การศึกษา ลงวันที่ 16 กุมภาพันธ์ 2549